De overheid geeft jaarlijks meer dan 73 miljard uit via aanbestedingen. Zo pik je als groothandel een graantje mee!

Gemeenten, provincies, het Rijk, het zijn allemaal klanten waar veel groothandels hun vingers bij aflikken. In 2015 gaven Nederlandse overheidsinstanties via aanbestedingen al zo’n 73,3 miljard euro uit. Dat zal in 2018 vast niet minder geworden zijn. Maar hoe pak jij een stukje van die taart?

Strakke inkoopregels

Als de waarde van een opdracht hoger is dan het drempelbedrag, dan kunnen overheden niet zomaar inkopen. Er moet dan een aanbesteding plaatsvinden. En die aanbestedingen moeten aan wettelijke regels voldoen. En zelfs de kleinere aanbestedingen, die onderhands mogen, kennen hun regels.

Bange verkopers

Veel verkopers zijn bang dat een aanbesteding niet gewonnen kan worden omdat het alleen maar om de prijs zou gaan. Of omdat er zoveel geeist wordt en de risico’s groot zijn. Omdat een openbare aanbesteding gepubliceerd wordt, denkt een verkoper vaak dat de concurrentie zo groot is, dat er absurde condities bedongen worden. En van die angst kan jij profiteren. Want wat doen bange verkopers? Die doen niet mee met de aanbesteding! Die concurrentie ben jij in ieder geval al kwijt!

Wereldberoemd in je eigen regio

Onderhandse aanbestedingen worden vaak gegund aan het lokale bedrijfsleven. Een overheidsdienst vraagt dan een paar bedrijven om een offerte te doen. Maar ja, dan moet zo’n ambtenaar je wél kennen! Want hoe kan hij of zij je anders vragen om een offerte te doen? Zorg dus dat je weet wie verantwoordelijk is voor welke inkopen binnen jouw gemeente. En zorg dat diegene jou dan kent. Soms worden er bijeenkomsten georganiseerd om uit te leggen wat het inkoopbeleid van de gemeente is. Ga daar heen en speel je zelf in de picture!

Vraag wanneer wat gaat spelen!

Inkopers zijn niet eng, het zijn gewoon mensen. Vraag ze dus wanneer ze verwachten dat er weer een nieuwe aanbesteding gaat plaatsvinden. Dan ben je in ieder geval voorbereid. Verder heb je kans dat een inkoper je door zo’n vraag beter onthoudt.

Nationale en Europese aanbestedingen

Is de opdracht echt groot, dan wordt de aanbesteding gepubliceerd op tenderned.nl . Iedereen kan hier aan mee doen. Veel concurrenten dus. En misschien zelfs concurrenten die je niet kent. Niet doen dan? Natuurlijk wel!
Omdat je concurrenten net zoveel weten als jij, weet jij net zoveel als je concurrent. Je hebt dus net zo’n grote kans als zij. Je moet alleen even slimmer zijn!
Zo zijn er veel verkopers die niets vragen als er iets niet duidelijk is. Ze durven niet, want het is een overheidsinstantie. Nogmaals, inkopers zijn gewoon mensen. Dus is er iets niet duidelijk, vraag dan gewoon om verduidelijking. Je streeft dan vast een paar bescheiden concurrenten voorbij omdat je de vraag beter begrijpt.
Check of alle vragen beantwoord worden. Als er veel concurrenten zijn, dan vallen aanbieders die niet compleet zijn in hun antwoord direct af.

Maak het inkopers makkelijk

Inkopers letten natuurlijk op prijs en kwaliteit. Maar zoals gezegd, inkopers bij de overheid zijn ook gewoon mensen. En mensen houden van gemak.
Dus als jij de komende jaren met een raamcontract wilt gaan leveren aan de overheid, dan moet het bestellen ook gemakkelijk zijn. Denk je nou echt dat ambtenaren graag een fax of e-mail sturen om een bestelling te doen? Dan lig jij al een tijdje onder een steen. Ambtenaren kopen hun privé kleren ook gewoon bij Zalando hoor!
Dus ze verwachten op z’n minst een handige B2B webshop. Heb je die nog niet? Dan is je kans op een mooie opdracht al weer een stukje kleiner.

Sluit aan bij het inkoopsysteem van de overheidsdienst

Veel overheidsdiensten werken met een inkoopsysteem. Alle orders worden via zo’n systeem verwerkt. Daarom verwachten overheden ook vaak dat je een koppeling met hun inkoopsysteem kunt realiseren. Kun je dat niet, dan wordt jouw offerte niet gekozen.
Zo’n koppeling is vaak een punchout catalog. De inkopende ambtenaar logt dan in op het inkoopsysteem van de overheidsdienst. Via dat systeem haalt hij de producten op uit jouw webshop. Hij kiest de producten en in plaats dat ze naar jouw webshop kassa worden gestuurd, worden de producten naar het inkoopsysteem gestuurd. Vervolgens wordt er via het inkoopsysteem de order aangemaakt die dan weer automatisch in jouw webshop wordt ingeschoten.
Handig voor jou én voor de inkoper! Zo handig dat in steeds meer aanbestedingen punchout verplicht is. Zonder deze mogelijkheid krijg je de opdracht gewoon niet.
Let wel even op of je de goede punchout laat maken door een gespecialiseerde webbouwer. De punchout kan van het OCI of van het CXML formaat zijn.

Kortom

Je kunt best overheidsopdrachten binnen halen. Zorg dat je bekend bent, zodat je gevraagd wordt bij onderhandse aanbestedingen of zorg dat je net even beter voorbereid de openbare aanbestedingen aanpakt.